Stapelen (breien, De Toren van Babel)
Herkent u dit in uw vergaderingen en werkoverleggen?
- En daar wil ik aan toevoegen….(om dan met iets heel anders te beginnen)
- Wat we ook niet moeten vergeten….(om dan met iets heel anders te beginnen)
- Dat brengt mij op een ander belangrijk punt….(om dan met iets heel anders te beginnen)
- Even iets anders….(om dan met iets heel anders te beginnen)
- Betekent dat ook dat….(om dan met iets heel anders te beginnen)
- Een vraagje….(om dan met iets heel anders te beginnen)
- Waar ik het nog met Jan over had…. (om dan met iets heel anders te beginnen)
Zomaar wat beginnen van zinnen. Vergaderend Nederland kent ze wel, die bijeenkomsten die uitlopen en waar je net te weinig tijd hebt of gewoon te veel agendapunten. Oorzaak is de Stapelaar, die een zijpad inslaat en de rest van de collega’s meeneemt van de hoofdroute af. En soms niet voor een paar minuten, nee vaak wel een half uur, om er dan achter te komen dat het hoofdpad onvindbaar is.
Geen wonder dat we uitlopen in onze overleggen en dat we geen focus kunnen aanbrengen. We hebben nl geen idee dat we van het hoofdpad afraken, zeker niet wanneer er geen agenda is. Wat was überhaupt het onderwerp of de vraag waar we mee bezig waren. Regelmatig wanneer ik overleggen bijwoon en de vraag stel, valt er een oorverdovende stilte. Oh ja, dat is een goede vraag! Waar waren we mee bezig?
De Stapelaar is er nooit alleen, het stapelen werkt aanstekelijk en voordat je het weet is de meerderheid naar alle kanten aan het associëren. Iedereen doet zijn plas, toont zijn meesterschap aan elkaar, maar de effectiviteit is verloren. Niet alleen is het Timemanagement niet handig om geen tijd per agendapunt te hebben, ook luistert er niemand meer, wanneer iedereen aan het heen en weer zenden is.
Toren: “PH-BYZ (papa hotel-bravo yankee zulu), runway 09, cleared to land”
Piloot: “Cleared to land, runway 09, PH-BYZ”
In de vliegerij dien je op een verzoek of advies van de verkeerstoren een zogenaamde Read Back te doen. Belangrijke info herhaal je zodat de toren weet dat je geen cruciale info niet gehoord hebt. Deze Read Back in vergaderingen missen we, met als gevolg dat iedereen belangrijke info de ether in slingert, maar niemand die een Read Back geeft. Deze readback noemen we ook wel de plons en komt op hetzelfde neer.
Anti-stapeltips?
- Wanneer er gestapeld wordt, roept iemand dat (“stapelen! Babel!, Wacht even, Stop, Laten we bij het punt blijven, Straks!”) en keer weer terug naar de hoofdweg.
- Zorg voor een agenda met agendapunten met tijden erbij (zie Wet van de Vrachtwagenchauffeur).
- Heb een voorzitter die het proces in de gaten houdt.
- Begin de vergadering met het voorlezen van dit stuk.
- Wijs op het feit dat stapelen de moderne variant van je terrein afbakenen is.
Ook is stapelgedrag in teams zichtbaar wanneer je de plannen voor de toekomst analyseert. Staan er in het jaarplan meer dan 5 speerpunten, dan neigt dat naar stapelgedrag. De belangrijkste 84 speerpunten voor dit jaar zijn…… Wie kent het niet. Alles is belangrijk én urgent.
